Teamsなどのビデオ会議サービスを使用してオンラインで面談や相談会を行う場合は、当日利用するビデオ会議情報を予約のリマインドと一緒に予約者へ案内することができます。

予約ごとに「Web会議情報」を登録できます。登録した内容は、直前お知らせメールの文章に挿入され自動配信されます。
オンラインで開催するサービスへの予約だけに登録できるので、来店で対応するサービスとオンラインで提供するサービスを区別しつつ両方の予約管理をすることが可能です。

予約システムと連携させGoogle MeetやZoomのビデオ会議情報を案内することもできます。詳しくは下記をご覧ください。
Google Meetを使用してオンライン〇〇を提供したい
Zoomを使用してオンライン〇〇を提供したい

設定方法

[STEP1] 自動配信メールを編集する

基本設定>メール設定>自動配信メール編集
「Web会議情報」は直前お知らせメールに自動挿入されます。挿入される箇所を確認し、必要に応じてメールの内容を編集します。

予約受付メールや予約サイトにも、当日使用するWeb会議の情報は直前お知らせメールで伝えることを記載しておくことをお勧めします。

[STEP2] オンラインで対応するメニューの予約を抽出する

予約データ>予約一覧
Web会議で対応するサービスの予約を抽出します。

[STEP3] Web会議情報を登録する

予約データ>予約一覧>予約詳細
予約詳細にある「Web会議情報メール通知」に、この予約で使用するWeb会議の情報を登録します。
Web会議情報 メール通知 β版の内容は、予約サイトのマイページ予約詳細ページにも表示されます。

・予約を確定した時点で表示されます。
・仮予約の状態では表示されず、仮予約を承認したら表示されます。
・「Web会議情報 メール通知 β版」に入力された情報がそのまま表示されますのでご注意ください。

Web会議情報は、予約データとしてCSVで出力することも可能です。
出力項目に追加する場合は、CSV出力項目から設定してください。

[STEP4] 直前お知らせメールでWeb会議室情報が案内される

Web会議情報が自動挿入された直前お知らせメールが配信されます。

直前お知らせメールの配信後にキャンセルや予約変更が発生した場合、予約への参加権利がなくなった人にもWeb会議情報が伝わった状態になります。運営の際にはご注意ください。

直前お知らせメールはテストメール配信の機能を使い、タイミングにとらわれず事前に配信内容の確認が可能です。
・テストメールは実在する予約情報をもとに配信するため、実在する予約番号を入力する必要があります。
・配信されるテストメールでは実際の予約者情報は使用せず、お名前やメールアドレスなどの項目名のみ表示されます。
・テスト配信されるメールの件名には「テスト」と挿入されますので、事前確認の目的でのみご活用ください。
※テストでご予約を取っていただいた場合は、従量課金のカウント対象となります。