●対象タイプ 時間タイプ会議室タイプスクールタイプ
下記設定を行うことで、Web会議情報(URL)を「自動で」発行し、案内することが可能です。
※本機能はGoogle Meetでのみ利用可能になります
◆時間・会議室タイプ
「サブメニュー」ごとに設定ができ、設定後「予約」ごとにWeb会議情報(URL)が自動発行・案内されます。
◆スクールタイプ
「メインメニュー」ごとに設定ができ、設定後「時間割のコマ」ごとにWeb会議情報(URL)が自動発行・案内されます。
設定方法
[STEP1] Googleカレンダー連携を行う
サイト管理>システム連携>Googleカレンダー連携
URLを自動発行するのに、Googleカレンダーとの連携が必要になります。
設定方法はGoogleカレンダー連携にてご確認ください。
※GoogleMeetの利用のみでカレンダー情報が不要であれば、Googleカレンダー連携後に非表示にすることも可能です。
[STEP2] Web会議情報を自動発行・案内したいメニューの設定を変更する
（時間タイプ / 会議室タイプ）予約メニュー>サブメニュー編集
（スクールタイプ）予約メニュー>メインメニュー編集
対象メニューの「Google Meetメール通知」を下記の通り設定します。
▼メニュー編集画面下部
[STEP3] 自動配信メール文面を編集する
基本設定>メール設定>自動配信メール
Web会議情報は自動発行され、「直前お知らせメール」の予約内容の下部に自動挿入のうえ、案内されます。（下記画像参考）自動挿入されるのは必要最低限の情報のみになるため、必要に応じて補足説明を追記ください。
直前の情報共有になるため（予約の何日前・何時間前に送付するかは、基本設定>メール設定>配信設定、にて設定可能）予約受付メールや予約サイトにも、「当日使用するWeb会議情報は「直前お知らせメール」で連絡をする」という旨を記載しておくことをお勧めします。
※予約完了直後に送られる、予約受付メールでWeb会議情報を共有してしまうと、予約後にキャンセルや予約変更が発生した場合にも対象情報を見ることができてしまうため適切ではないと考え、できるだけその期間を短くするため、直前お知らせメールで通知をする仕様にいたしました。
※直前お知らせメールの配信後にキャンセルや予約変更が発生した場合は、予約への参加権利がなくなった人にもWeb会議情報が伝わった状態になりますので、運営の際にはご注意くださいませ。
▼自動挿入内容
[STEP4] Web会議情報(URL)が自動発行され、直前お知らせメールにて自動で案内される
STEP2で「Google Meet メール通知」の設定を行ったメニューに入った予約に対し、時間・会議室タイプは「予約」ごと、スクールタイプは「時間割のコマ」ごとに自動発行されたWeb会議情報(URL)が自動で案内されます。