●対象タイプ 時間タイプ会議室タイプ
下記設定を行うことで「予約」ごとにWeb会議会議情報を「直前お知らせメール」にて案内することが可能です。
※対応可能Web会議システム：Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, その他全てのサービス
設定方法
[STEP1] Web会議情報を案内をしたい予約を選択する
予約データ>予約一覧
予約一覧から対象の予約を選び、予約番号を押して予約詳細ページに進みます。
[STEP2] 案内したいWeb会議情報を登録する
予約データ>予約一覧>予約詳細
予約詳細の下部にある「Web会議情報メール通知 β版」に、選択した予約者に案内したいWeb会議情報を登録します。（URLのみでなく、必要に応じて説明を入れることも可能です）
Web会議情報は、予約データとしてCSVで出力することも可能です。
出力項目に追加する場合は、CSV出力項目から設定してください。
[STEP3] 直前お知らせメールにてWeb会議情報が案内される
「直前お知らせメール」の予約内容の下部に、STEP2にて登録したWeb会議情報が記載され、対象者に案内されます。
直前の情報共有になるため、（予約の何日前・何時間前に送付するかは、基本設定>メール設定>配信設定、にて設定可能）予約受付メールや予約サイトにも、「当日使用するWeb会議情報は「直前お知らせメール」で連絡をする」という旨を記載しておくことをお勧めします。
※予約完了直後に送られる、予約受付メールでWeb会議情報を共有してしまうと、予約後にキャンセルや予約変更が発生した場合にも対象情報を見ることができてしまうため適切ではないと考え、できるだけその期間を短くするため、直前お知らせメールで通知をする仕様にいたしました。
※直前お知らせメールの配信後にキャンセルや予約変更が発生した場合は、予約への参加権利がなくなった人にもWeb会議情報が伝わった状態になりますので、運営の際にはご注意くださいませ。